¿Qué es un auxiliar de servicios administrativos?

El auxiliar de servicios administrativos desarrolla un rol importante en la gestión y operación de tareas administrativas. Esta posición da apoyo a las operaciones administrativas diarias de la empresa, asegurando que los documentos se gestionen, archiven y distribuyan de manera efectiva y segura. Los auxiliares administrativos también son responsables en la comunicación interna y externa, facilitando la interacción entre diferentes departamentos y con clientes, o proveedores.

Definición del puesto

Un auxiliar de servicios administrativos es responsable de apoyar a los departamentos administrativos de una empresa, asegurando que las operaciones se realicen de manera coordinada. Esto incluye la gestión de documentos, la atención telefónica, la organización de archivos y la realización de tareas de apoyo a otros departamentos. El objetivo principal es facilitar el flujo de trabajo y mantener la oficina operativa y funcionando sin problemas.

Funciones principales de un auxiliar de servicios administrativos

Trabajar como auxiliar de servicios administrativos implica una serie de tareas que garantizan el buen funcionamiento de las operaciones diarias en cualquier organización. Estas funciones aseguran que los procesos administrativos se lleven a cabo de manera eficiente, además de contribuir a la comunicación fluida y la gestión ordenada de los recursos dentro de la empresa. A continuación, detallaremos las tareas habituales y la diversidad de responsabilidades que conforman el día a día de estos profesionales.

Detalle de las tareas habituales

1. Gestión de documentación:

• Organización y archivo: Mantener los documentos ordenados, tanto en formato físico, como digital. Esto incluye la creación, clasificación y almacenamiento de archivos, así como la recuperación de los mismos cuando sea necesario.
• Reproducción y escaneado: Realizar copias de documentos, escanear archivos y gestionar su almacenamiento en sistemas digitales.

1. Atención al cliente:

• Recepcionista: Actuar como el primer punto de contacto para la empresa, gestionando llamadas telefónicas y recibiendo visitantes. Asegurarse de que las consultas se dirijan a las personas adecuadas y proporcionar una imagen profesional de la empresa.
• Operador de central telefónica y teleoperador: Gestionar las comunicaciones telefónicas entrantes y salientes, asegurando una comunicación efectiva con clientes y proveedores.

1. Operaciones de oficina:

• Gestión de correspondencia y paquetería: Supervisar la recepción y el envío de correspondencia y paquetes, asegurándose de que se gestionen de manera oportuna y precisa.
• Suministros de oficina: Gestionar y mantener los suministros de oficina, asegurando que siempre haya materiales necesarios disponibles para el personal.

1. Soporte administrativo:

• Preparación de informes y presentaciones: Ayudar en la creación y preparación de informes, presentaciones y otros documentos necesarios para apoyar a diferentes departamentos.
• Asistencia general: Proporcionar apoyo administrativo general a otros departamentos según sea necesario, facilitando la coordinación y la eficiencia en el trabajo diario.

Requisitos y habilidades necesarias

Para trabajar como auxiliar de servicios administrativos, es necesario cumplir con ciertos requisitos y poseer habilidades específicas. Este rol requiere una combinación de formación adecuada y habilidades clave que aseguren un desempeño correcto en el ámbito administrativo. A continuación, se detallan las capacitaciones y habilidades necesarias.

Formación y certificaciones

1. Formación básica: Aunque el puesto de auxiliar de servicios administrativos no suele exigir una formación académica avanzada, se espera al menos tener un diploma de educación secundaria.
2. Certificación en servicios auxiliares administrativos: Conocimientos en sistemas de gestión documental, operaciones administrativas del día a día, o atención telefónica de clientes y/o proveedores, como el curso de auxiliar administrativo, que incluye todos los conocimientos anteriores, desarrollados en detalle a través de varios módulos.

Habilidades para trabajar como auxiliar de servicios administrativos

1. Organización: Tener la capacidad para gestionar múltiples tareas y mantener el orden en documentos y procesos es indispensable para un auxiliar de servicios administrativos. Esto asegura que el flujo de trabajo sea eficiente y que todas las tareas se realicen sin errores. 
2. Comunicación: Las habilidades de comunicación eficaz, tanto oral como escrita, son valoradas para este rol. Los auxiliares de servicios administrativos deben ser capaces de interactuar con sus compañeros, clientes y proveedores de manera clara y profesional. Esto incluye la gestión de llamadas telefónicas, correos electrónicos y la atención directa a visitantes.
3. Atención al detalle: La precisión en la gestión de documentos y la realización de tareas administrativas es una habilidad muy importante para los auxiliares. Esto implica revisar y corregir documentos, asegurando que la información sea exacta y esté actualizada. La atención al detalle minimiza errores que pueden afectar negativamente el flujo de trabajo y la gestión de la información. 
4. Gestión de herramientas digitales: La competencia en el uso de software de oficina y sistemas de gestión documental es esencial. Esto incluye la gestión de programas como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y otros programas específicos utilizados en la gestión administrativa. La capacidad para adaptarse a nuevas tecnologías y herramientas digitales es igualmente importante, ya que estas pueden mejorar la eficiencia en la realización de tareas administrativas. 
5. Proactividad: La capacidad para anticiparse a las necesidades y resolver problemas de manera ágil es una cualidad muy valorada en un auxiliar de servicios administrativos. Ser proactivo implica tanto reaccionar a los problemas a medida que surgen, como tratar de anticiparse a ellos en la medida de lo posible, además de tomar medidas preventivas. Esto incluye la mejora continua de procesos y la identificación de oportunidades para aumentar la eficiencia. 

Oportunidades de carrera y desarrollo profesional

El puesto de auxiliar de servicios administrativos ofrece la entrada a una posición estable en el mundo laboral, además de numerosas oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional. A medida que los auxiliares administrativos ganan experiencia y adquieren nuevas habilidades, pueden avanzar hacia roles de mayor responsabilidad y especialización. A continuación, explicaremos las diferentes vías de progreso en la carrera y cómo la formación constante puede impactar positivamente en la trayectoria profesional de un auxiliar de servicios administrativos.

Progresión en la carrera

1. Coordinador administrativo: Este rol implica la supervisión de otros auxiliares administrativos y la coordinación de las actividades diarias del departamento. Las responsabilidades pueden incluir la gestión de recursos, la implementación de procedimientos administrativos y la supervisión de proyectos específicos.
2. Gestor de oficina: Un gestor de oficina se encarga de la supervisión general de las operaciones administrativas de la empresa. Esto incluye la gestión de instalaciones, la coordinación de servicios de soporte y la implementación de políticas de oficina.
3. Asistente ejecutivo: Con experiencia y habilidades avanzadas, un auxiliar administrativo puede ascender a un puesto de asistente ejecutivo. En este rol, se asume una mayor responsabilidad, apoyando directamente a cargos directivos de la empresa.
4. Especialización en áreas específicas: Dependiendo de los intereses y habilidades, los auxiliares administrativos pueden especializarse en áreas específicas como recursos humanos, contabilidad, o logística. Cada una de estas especializaciones ofrece un camino de carrera distinto con oportunidades únicas de desarrollo.
5. Formación y capacitación de nuevos empleados: Con el tiempo y la experiencia, los auxiliares administrativos pueden asumir roles en la formación y capacitación de nuevos empleados. Esto incluye la preparación de materiales de formación, la realización de talleres y la mentoría de nuevos empleados para asegurar su integración y desarrollo profesional.

Formación continua y su impacto

1. Actualización de conocimientos: El ámbito administrativo está en constante evolución con nuevas tecnologías y conocimientos. La formación continua permite a los profesionales mantenerse al día con estos cambios, asegurando que sus habilidades y conocimientos sean relevantes y actuales.
2. Mejora de competencias: Participar en cursos adicionales y obtener certificaciones más avanzadas puede mejorar en gran medida las competencias de un auxiliar administrativo. Esto incluye habilidades técnicas, como la gestión del software especializado, y otras competencias, como la comunicación efectiva y la gestión del tiempo.
3. Oportunidades de ascenso: La formación continua aumenta las posibilidades de ascenso dentro de la empresa. Los empleados que demuestran un compromiso con su desarrollo profesional a menudo son considerados para roles de mayor responsabilidad.
4. Desarrollo de redes profesionales: Participar en programas de formación y eventos relacionados con el sector administrativo permite ampliar las redes profesionales. Esto puede abrir puertas a nuevas oportunidades laborales.
5. Reconocimiento y credibilidad: Obtener certificaciones y completar programas de formación proporciona reconocimiento y credibilidad profesional. Esto mejora el perfil del empleado tanto dentro de la empresa, como también en el mercado laboral en general.

El entorno de trabajo

El entorno de trabajo de un auxiliar de servicios administrativos es dinámico y multifacético, ofreciendo una variedad de experiencias y competencias diarias. Este rol profesional suele desempeñarse en oficinas de empresas de diversos sectores, así como de cualquier tamaño, incluyendo desde pequeñas empresas, hasta grandes corporaciones y organismos públicos. A continuación, veremos las características del ambiente laboral.

Descripción del ambiente laboral

1. Espacio de trabajo:
   • Oficinas: La mayoría de los auxiliares administrativos trabajan en oficinas estructuradas, equipadas con escritorios, ordenadores y otros equipos de oficina necesarios. Las oficinas pueden ser abiertas o divididas en cubículos, dependiendo del diseño y la cultura de la empresa.
   • Zonas comunes: Además del espacio de trabajo individual, los auxiliares administrativos utilizan áreas comunes, como salas de reuniones, o archivos. 
2. Dinamismo y colaboración:
   • Interacción con departamentos: Los auxiliares administrativos interactúan regularmente con diferentes departamentos, facilitando la comunicación y la coordinación entre ellos. Esto puede incluir reuniones, llamadas telefónicas y correos electrónicos.
   • Trabajo en equipo: Los auxiliares administrativos deben ser capaces de trabajar en equipo, compartir información y apoyar a otros empleados en sus tareas.
3. Tecnología y herramientas:
   • Software de oficina: El uso de programas como Microsoft Word, Excel y PowerPoint, sistemas de gestión documental y otros softwares especializados son una parte integral del trabajo diario. La tecnología facilita la eficiencia y precisión en la realización de tareas administrativas.
   • Herramientas de comunicación: El correo electrónico, los sistemas de mensajería instantánea y las plataformas de colaboración en línea son herramientas usadas para la comunicación interna y externa.
4. Ambiente profesional:
   • Cultura corporativa: El ambiente laboral puede estar influenciado por la cultura corporativa de la organización. Algunas empresas promueven un ambiente formal y estructurado, mientras que otras fomentan un entorno más relajado y flexible.
   • Políticas y procedimientos: Las políticas internas y los procedimientos administrativos son fundamentales para mantener la organización y el flujo de trabajo. Los auxiliares administrativos deben estar familiarizados con estas normativas y asegurarse de cumplirlas.

Casos de éxito de alumnos de Alba Formación

A lo largo de los años, numerosos alumnos han elegido Alba Formación para realizar el curso de auxiliar de servicios administrativos. A continuación, compartimos las experiencias de tres de nuestras alumnas y cómo se han insertado en el mercado laboral tras completar el curso.

Maribel Criollo

“Me llamo Maribel, soy de Ecuador y tengo 45 años. A lo largo de los últimos años he trabajado en diferentes sectores muy variados como: la limpieza, residuos, charcutería, y carnicería entre otros. En este último trabajo, sufrí una tendinitis en el hombro que me llevó un gran tiempo recuperarme. Esta situación hizo que me decidiera a hacer un cambio en mi vida profesional.

Mientras estaba desempleada, recibí una carta de parte del Servei Públic d’Ocupació de Catalunya (SOC), en la que me informaron del curso de 430 horas de Operaciones Auxiliares de Servicios Administrativos y generales, de Alba Formación, y no lo dudé. Enseguida me puse en contacto con Julia Munné, la responsable de Alba Formación  y me explicó toda la información acerca del curso. Mi experiencia con  los profesores también fue muy positiva,  ya que todos fueron muy atentos, profesionales e hicieron que aprendiera mucho de ellos. 

Al comienzo de mis 40 horas de prácticas, me sentía muy nerviosa. Sin embargo, todo cambió cuando la gestora de la empresa donde realizaría las prácticas me invitó a conocer la empresa unos días antes de empezar. Esto hizo que mis primeros días fueran más amenos y me sintiera parte del equipo de trabajo desde el día uno. Durante las prácticas, realicé diversas tareas como archivar documentos, atender a los clientes y gestionar las llamadas telefónicas. Los días pasaron muy rápido ¿será por algo no?, ¡Me gustó mucho!

Terminé las prácticas y cuando pasó el verano, se puso en contacto conmigo la responsable de la empresa de gestión administrativa Stel Serveis Administratius,  Nilza Stélia Machatine para proponerme una oferta de trabajo. La oferta me encantó y aquí continúo desde entonces.”

Maite Gómez

“Mi nombre es Maite y conocí a Alba Formación a raíz de una compañera que ya había realizado un curso con ellos. Buscaba una plataforma para adquirir conocimientos sobre el sector administrativo, ya que quería formarme en esta rama, y ahí es donde encontré el curso con el certificado de profesionalidad ADGG0408 de Operaciones Auxiliares de Servicios Administrativos y generales. Opté por esta opción porque la vi como una oportunidad para potenciar las habilidades que ya tenía a raíz de mi anterior empleo. Tras analizar sus competencias, finalmente me decanté por probar, ya que consideré que podrían llegar a ser realmente útiles en mi trayectoria. La formación teórica de 390 horas me ha aportado los conceptos necesarios para potenciar la forma de desarrollarme personalmente y profesionalmente. A raíz de desarrollar las 40 horas de prácticas,  mejoré la confianza en mí misma y en el desarrollo de las tareas que me solicitaron  sin ningún tipo de problema. Después de obtener la titulación oficial, expedida por el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), conseguí que pronto se pusieran en contacto conmigo varias empresas del sector, entre ellas la de mi actual empleo.

En general, considero que si una persona quiere acceder al mercado laboral de nuevo, una buena opción es la de ponerse a estudiar y sobre este tema no hay mejor sitio que Alba Formación.”

Núria Beret

“Me llamo Nuria Beret y decidí realizar este curso a raíz de que mi empresa, en la cuál trabajaba hacía más de 30 años, cerró. Me encontré con una edad complicada y aunque tenía experiencia, sentía que debía reciclarme, ya que todo el contexto y herramientas habían cambiado mucho. De hecho, conocí Alba Formación a raíz de que mi marido se apuntara al curso de gestión de almacén y por él, me animé a hacer el de Operaciones Auxiliares de Servicios Administrativos y generales. Personalmente, considero que tomé una buena decisión, ya que me renové y aprendí mucho de mis profesores, y lo más importante, me ayudó a encontrar una salida laboral. Al acabar el curso, realicé las prácticas en una gestoría, en la cual adquirí nuevos conocimientos e incluso tras las prácticas, me ofrecieron quedarme  trabajando con ellos.

Actualmente me encuentro trabajando en la Administración pública, gracias al curso de Alba Formación.”

Para resumir

Trabajar como auxiliar de servicios administrativos ofrece una excelente oportunidad para aquellos que buscan una carrera estable y con posibilidades de crecimiento. Este rol es esencial para el buen funcionamiento de cualquier organización, ya que asegura que las operaciones administrativas diarias se realicen de manera eficiente y ordenada. 

El Curso de Operaciones Auxiliares de Servicios Administrativos y Generales de Alba Formación proporciona a los alumnos la certificación y habilidades necesarias para destacar en este campo. La formación abarca desde la gestión de documentación y la atención al cliente, hasta la gestión de herramientas digitales.

Los testimonios de nuestros antiguos alumnos demuestran el impacto positivo de esta formación en sus carreras. Muchas han logrado avanzar profesionalmente, asumiendo roles de mayor responsabilidad y especialización, gracias a las competencias adquiridas durante el curso.

Si te llama la atención el mundo de la administración  y quieres formar parte de este ámbito, te invitamos a explorar las formaciones que Alba Formación ofrece. Nuestros cursos están diseñados para proporcionar tanto el conocimiento teórico necesario, como la experiencia práctica necesaria para encontrar la posición de trabajo que deseas. Con Alba Formación, adquirirás las habilidades requeridas para ser un auxiliar administrativo eficiente y tendrás la oportunidad de crecer y evolucionar en tu carrera profesional.

Descubre cómo Alba Formación puede ser tu aliado en tu formación profesional y únete a la comunidad de profesionales de éxito que han iniciado su camino con nosotros.